...

Máte dotaz? Chcete poradit?

Po–Pá: 8.00–18.00
Výhody automatizace – Jaké procesy automatizovat a kdy to dává smysl?

Výhody automatizace – Jaké procesy automatizovat a kdy to dává smysl?

Kdy automatizovat, digitalizovat, kdy se to vyplatí a kdy ještě ne? Specialistu přes automatizace a optimalizace Eduarda Hlavu vyzpovídal v novém rozhovoru Petr Bernadič. Rozhovor formou videa najdete dole v článku.
Kdy automatizovat, digitalizovat, kdy se to vyplatí a kdy ještě ne? Specialistu přes automatizace a optimalizace Eduarda Hlavu vyzpovídal v novém rozhovoru Petr Bernadič. Rozhovor formou videa najdete dole v článku.

Kdy automatizovat? 

Otázka, která vězí mnohým v hlavě. Jak si na ni odpovědět? 

Co chcete automatizovat a proč? 

Podívejte se na danou aktivitu objektivně. Dělá ji více lidí a opakovaně? Ztrácíte tím mnoho hodin? Je daná aktivita rutinní a dala by se standardizovat? Pokud jste odpověděli ano na všechny otázky, automatizace je na místě. 

Pokud však váháte anebo se jedná o aktivitu, kde by automatizace byla složitá, ať už kvůli různorodým vstupům a variabilním datům, automatizaci si ještě promyslete, případně s Edou proberte. 

Chcete snížit chybovost?

Pokud některé z aktivit vyžadují práci s daty, u zaměstnance může snadněji dojít k chybovosti. To systém sice napraví, nicméně si vypočítejte, kolik vám stojí oprava chyby a kolik by stálo napojení systému. Podle toho se rozhodujte. 

Zavádíte novou službu? 

Pokud chcete váš byznys rozšířit o extra služby, jako je např. vyplnění formuláře na webových stránkách a následné zaslání cenové nabídky zákazníkovi, je třeba si projít cestu zákazníka. Počítáte s tím, že vám formulář vyplní stovka lidí týdně? – Zde je automatizace třeba. Pokud počítáte s nižším objemem, vypočítejte si zda se automatizace vyplatí a v tomto případě myslete i na časové kapacity vašich zaměstnanců. 

Poměr cena/výkon 

Jakou cenu pro vás má to, že ušetříte svým lidem práci díky automatizaci? Jaké činnosti se místo toho budou věnovat? Cena realizace automatizace + cena provozu by neměla překročit náklad na vaše lidské zdroje. 

Nevytvořte si zbytečně další náklad

Příklad z praxe: 

Ve firmě vám zabírá spoustu času vytvoření objednávky. Přemýšlíte nad automatizací celého procesu. Otázky, které si musíte zodpovědět před automatizací jsou: 

  1. Kolik objednávek týdně je potřeba zpracovat? Pokud jedna – automatizace se nevyplatí. 
  2. Kolik času nad tím tráví vaši zaměstnanci na denní/týdenní/měsíční bázi? 
  3. Jak moc jsou nabídky individuální? Pokud je vstupů hodně a jsou variabilní, automat bude těžké nastavit a automatizace se nevyplatí. 
  4. Jakou přidanou hodnotu automatizace přinese? Jde vám o motivaci vašich zaměstnanců? Chcete, aby svůj čas věnovali efektivnějším činnostem? Sepište si výhody a nevýhody na papír. 

Automatizace si dobře promyslete a propočítejte. V mnoha případech dává automatizace smysl, na nějaké činnosti se však absolutně nehodí. Nepusťte se tedy do něčeho, kde pak zjistíte, že je stejně potřeba lidských rukou a vy tak automatizací ničím nepřilepšíte. 

Pozor na jízdu v protisměru

Při zvažování automatizačního systému si analyzujte potřeby a i to, jakou část agendy si potřebujete ve firmě pokrýt. Audit procesů a aktivit jednotlivých členů týmu je zde na místě taktéž. Podle toho se lépe můžete rozhodnout, co je třeba automatizovat a co naopak nikoliv. 

Mnoho firem dělá tu chybu, že si první vyberou systém a do toho se snaží napasovat svoje potřeby. To jde však mnohem hůře, to je jako kdybyste jeli v protisměru. 
Potřebujete s výběrem a s rozhodnutím zda automatizovat pomoci? Náš tým v čele s Eduardem Hlavou je připravený vám pomoci.

Autor článku

Specialista na automatizace a optimalizace procesů

Máte dotaz? Chcete s něčím poradit?

Jsme tu pro vás. Můžete nám zavolat nebo napsat e-mail a určitě to společně vyřešíme.