Přeskočit na obsah 
Kdy automatizovat?
Otázka, která vězí mnohým v hlavě. Jak si na ni odpovědět?
Co chcete automatizovat a proč?
Podívejte se na danou aktivitu objektivně. Dělá ji více lidí a opakovaně? Ztrácíte tím mnoho hodin? Je daná aktivita rutinní a dala by se standardizovat? Pokud jste odpověděli ano na všechny otázky, automatizace je na místě.
Pokud však váháte anebo se jedná o aktivitu, kde by automatizace byla složitá, ať už kvůli různorodým vstupům a variabilním datům, automatizaci si ještě promyslete, případně s Edou proberte.
Chcete snížit chybovost?
Pokud některé z aktivit vyžadují práci s daty, u zaměstnance může snadněji dojít k chybovosti. To systém sice napraví, nicméně si vypočítejte, kolik vám stojí oprava chyby a kolik by stálo napojení systému. Podle toho se rozhodujte.
Zavádíte novou službu?
Pokud chcete váš byznys rozšířit o extra služby, jako je např. vyplnění formuláře na webových stránkách a následné zaslání cenové nabídky zákazníkovi, je třeba si projít cestu zákazníka. Počítáte s tím, že vám formulář vyplní stovka lidí týdně? – Zde je automatizace třeba. Pokud počítáte s nižším objemem, vypočítejte si zda se automatizace vyplatí a v tomto případě myslete i na časové kapacity vašich zaměstnanců.
Poměr cena/výkon
Jakou cenu pro vás má to, že ušetříte svým lidem práci díky automatizaci? Jaké činnosti se místo toho budou věnovat? Cena realizace automatizace + cena provozu by neměla překročit náklad na vaše lidské zdroje.
Nevytvořte si zbytečně další náklad
Příklad z praxe:
Ve firmě vám zabírá spoustu času vytvoření objednávky. Přemýšlíte nad automatizací celého procesu. Otázky, které si musíte zodpovědět před automatizací jsou:
- Kolik objednávek týdně je potřeba zpracovat? Pokud jedna – automatizace se nevyplatí.
- Kolik času nad tím tráví vaši zaměstnanci na denní/týdenní/měsíční bázi?
- Jak moc jsou nabídky individuální? Pokud je vstupů hodně a jsou variabilní, automat bude těžké nastavit a automatizace se nevyplatí.
- Jakou přidanou hodnotu automatizace přinese? Jde vám o motivaci vašich zaměstnanců? Chcete, aby svůj čas věnovali efektivnějším činnostem? Sepište si výhody a nevýhody na papír.
Automatizace si dobře promyslete a propočítejte. V mnoha případech dává automatizace smysl, na nějaké činnosti se však absolutně nehodí. Nepusťte se tedy do něčeho, kde pak zjistíte, že je stejně potřeba lidských rukou a vy tak automatizací ničím nepřilepšíte.
Pozor na jízdu v protisměru
Při zvažování automatizačního systému si analyzujte potřeby a i to, jakou část agendy si potřebujete ve firmě pokrýt. Audit procesů a aktivit jednotlivých členů týmu je zde na místě taktéž. Podle toho se lépe můžete rozhodnout, co je třeba automatizovat a co naopak nikoliv.
Mnoho firem dělá tu chybu, že si první vyberou systém a do toho se snaží napasovat svoje potřeby. To jde však mnohem hůře, to je jako kdybyste jeli v protisměru.
Potřebujete s výběrem a s rozhodnutím zda automatizovat pomoci? Náš tým v čele s Eduardem Hlavou je připravený vám pomoci.
